档案整理的基本编目通常包括以下内容:
序号:按照档案排列顺序,为每份档案或每组档案赋予一个的编号,用于标识和统计档案数量,方便检索和查阅。
档号:是档案的标识代码,由分类号、年度、案卷号等组成。档号应遵循一定的编制规则,能够准确反映档案的分类和排列位置,例如 “ZJ - 2023 - 005”,其中 “ZJ” 表示基建档案,“2023” 代表年度,“005” 是案卷号。
题名:即档案的标题,应准确概括档案的主要内容。如果档案本身没有题名或题名不规范,需要根据档案内容重新拟写题名,例如 “关于召开公司年度总结大会的通知”。
日期:指档案形成的时间,一般到年、月、日。对于一些特殊情况,如跨年度形成的档案,可注明起止时间;无法确定具体日期的,可注明大致时间段。
责任者:是指对档案内容的形成负有责任的单位或个人,如发文机关、起草人、签署人等。多个责任者时,应按照重要程度或时间顺序依次列出,中间用逗号隔开。
页数:统计每份档案的有效页数,包括正页和副页。对于图纸、图表等特殊形式的档案,可根据实际情况注明幅面大小或张数。
备注:用于记录档案的一些特殊情况或需要说明的事项,如档案的密级、是否有附件、档案的破损情况等。
通过以上基本编目内容,可以、准确地记录档案的基本信息,为档案的管理、检索和利用提供便利。
按时间顺序整理
年度分类法:将档案按其形成的年度进行分类,能清晰展现档案形成的时间脉络,体现不同年度工作的连续性和发展变化。例如,一个企业每年都会产生财务报表、工作总结、业务合同等档案,按年度分类后,可直观了解企业在不同年份的经营状况和业务发展情况。
阶段分类法:对于一些大型项目或长期工作,可以根据其进展阶段来整理档案。比如,一个建设项目可分为规划设计、施工建设、竣工验收等阶段,将各阶段相关的文件、图纸、报告等分别整理在一起,能完整呈现项目的全过程。
按文件间的关联分类
系列文件分类:对于具有连续性、关联性的系列文件,如会议文件,可将会议通知、议程、报告、决议等按会议的先后顺序整理成一个系列,体现会议的完整过程和决策形成的脉络。
文件组合分类:将在内容上相互补充、相互印证的文件组合在一起。例如,一份政策文件与其相关的实施细则、解释说明、执行情况报告等组合分类,能更、深入地反映政策的制定和执行情况。
结合实际使用需求
满足利用者需求:考虑档案的主要利用者是谁,他们通常会以何种方式查找和使用档案。例如,对于企业的档案,财务人员可能需要按财务科目分类查找财务报表,销售人员可能更关注按客户或产品分类的销售记录。因此,在确定主题和分类标准时,要尽量满足不同利用者的需求,提案的利用效率。
便于检索和查询:分类标准应便于建立清晰的检索体系,使档案能够通过关键词、主题词等快速检索到。可以采用多级分类的方式,将大的主题进一步细分,每个类别都有明确的定义和范围,避免分类过于笼统或模糊,以便于准确地定位和查询档案。