排列
按时间顺序排列:对于同一类档案,按照其形成的时间先后顺序进行排列,能清晰地反映事物的发展过程。
按重要程度排列:将重要的档案排在前面,次要的排在后面,便于优先查阅重要档案。
按文号排列:按照文件的发文字号顺序排列,适用于有明确文号的档案,方便通过文号快速查找档案。
编号
档号编制:给每个档案或档案盒编制的档号,档号应包含分类号、年度、案卷号等信息,例如 “XZ - 2023 - 001”,其中 “XZ” 表示行政档案,“2023” 是年度,“001” 是案卷号。
编号标识:在档案盒或档案上清晰地标注档号,可使用标签或直接打印在档案盒上,确保编号醒目、易于识别。
全宗原则:全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的全部档案的有机整体。档案整理要维护全宗的完整性,即同一全宗的档案不可分散,不同全宗的档案不得混淆。这有助于保持档案之间的内在联系,反映一个特定主体的活动全貌。比如,某企业的档案构成一个全宗,其各个部门、各个时期形成的档案都应归属于这个全宗,不能将该企业的档案与其他企业的档案混在一起整理。
按来源分类
组织机构分类法:按照档案形成的组织机构进行分类,将同一部门或单位形成的档案集中在一起。如政府机关中,不同科室形成的档案分别归类,能体现各部门的职能和工作范围,以及部门之间的协作关系。
作者分类法:以档案的作者为分类依据,将同一作者形成的档案归为一类。对于个人档案或一些特定作者群体的档案,这种分类方法有助于了解作者的思想、工作风格和学术成就等。