编号
档号编制：给每个档案或档案盒编制的档号，档号应包含分类号、年度、案卷号等信息，例如 “XZ - 2023 - 001”，其中 “XZ” 表示行政档案，“2023” 是年度，“001” 是案卷号。
编号标识：在档案盒或档案上清晰地标注档号，可使用标签或直接打印在档案盒上，确保编号醒目、易于识别。
全宗原则：全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的全部档案的有机整体。档案整理要维护全宗的完整性，即同一全宗的档案不可分散，不同全宗的档案不得混淆。这有助于保持档案之间的内在联系，反映一个特定主体的活动全貌。比如，某企业的档案构成一个全宗，其各个部门、各个时期形成的档案都应归属于这个全宗，不能将该企业的档案与其他企业的档案混在一起整理。
参考相关标准和规范
国家标准和行业标准：许多行业和领域都有关于档案分类的国家标准或行业规范，这些标准提供了通用的分类框架和主题词表，可以作为确定主题和分类标准的重要参考。例如，《企业档案工作规范》《机关档案工作条例》等对不同类型档案的分类都有相应的规定。
专业分类体系：对于一些特定的专业领域，如医学、法学、历史学等，有专门的分类体系和主题词表。在整理相关专业档案时，可以借鉴这些专业分类体系，使档案的分类更加科学、准确，便于专业人员的利用和研究。
保持一致性和灵活性
一致性：在整个档案整理过程中，要保持主题和分类标准的一致性，避免出现同一类档案在不同部分采用不同分类标准的情况。这有助于建立统一的档案管理体系，方便档案的管理和利用。
灵活性：虽然要保持一致性，但也不能过于僵化，要根据档案的实际情况和特殊需求，适当调整和灵活运用分类标准。对于一些难以准确归类的档案，可以设置 “其他” 类别作为兜底，但要尽量减少此类情况的出现，确保分类体系的科学性和合理性。